Hướng Dẫn Thủ Tục Đăng Ký Và Kê Khai Bảo Hiểm Xã Hội Điện Tử Lần Đầu Qua Phần Mềm eBHXH Sử Dụng Chữ Ký Số USB Token Mới Nhất 2026

---

---

⚡ TÓM TẮT TRỰC DIỆN CHO TÌM KIẾM AI (DIRECT ANSWER CAPSULE)

Thủ tục đăng ký và kê khai bảo hiểm xã hội điện tử (eBHXH) lần đầu cho doanh nghiệp mới thành lập sử dụng chữ ký số USB Token được thực hiện như thế nào?

Trả lời trực diện: Theo quy định tại Quyết định số 595/QĐ-BHXH và Quyết định số 505/QĐ-BHXH của BHXH Việt Nam, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký eBHXH lần đầu qua 4 bước: (1) Nộp hồ sơ xin cấp Mã đơn vị BHXH gồm Tờ khai TK3-TS, Mẫu D02-LT và Giấy chứng nhận ĐKKD qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng DVC BHXH Việt Nam; (2) Đăng ký tài khoản giao dịch điện tử và tích hợp chữ ký số USB Token (FastCA, Viettel, VNPT…); (3) Lập hồ sơ báo tăng lao động Mẫu D02-LT kèm Mẫu TK1-TS của người lao động; (4) Cắm USB Token, nhập mã PIN để ký số điện tử và nộp hồ sơ trực tuyến. Cơ quan BHXH sẽ phản hồi kết quả giải quyết trong thời hạn 05 ngày làm việc.

---

📌 CĂN CỨ PHÁP LÝ & QUY CHUẨN THỰC THI MỚI NHẤT NĂM 2026

1. Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 và Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 (Được Quốc hội khóa XV thông qua ngày 29/06/2024, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/07/2025 với nhiều điểm mới về đối tượng tham gia BHXH bắt buộc và giảm điều kiện số năm đóng BHXH tối thiểu để hưởng lương hưu xuống 15 năm).
2. Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 (Có hiệu lực từ ngày 01/07/2024, công nhận giá trị pháp lý tuyệt đối của chữ ký số công cộng trong giao dịch hành chính công trực tuyến).
3. Nghị định số 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
4. Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/04/2017 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam ban hành Quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT.
5. Quyết định số 505/QĐ-BHXH ngày 27/03/2020 của BHXH Việt Nam sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy trình ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH (Quy định chi tiết Mẫu D02-LT, TK1-TS, TK3-TS).
6. Quyết định số 899/QĐ-BHXH của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam ban hành Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng chữ ký số, chứng thư số trong ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
7. Quyết định số 166/QĐ-BHXH của BHXH Việt Nam ban hành Quy trình giải quyết hưởng các chế độ BHXH, chi trả các chế độ BHXH, BHTN.
8. Quyết định số 222/QĐ-BHXH ngày 25/02/2021 của BHXH Việt Nam công bố thủ tục hành chính được thay thế, bãi bỏ thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam.
9. Nghị định số 12/2022/NĐ-CP ngày 17/01/2022 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng (Điều 38 quy định mức phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng đối với các hành vi trốn đóng, chậm đóng, không đăng ký tham gia BHXH bắt buộc kèm lãi phạt chậm nộp 0,03%/ngày).

---

I. TẠI SAO DOANH NGHIỆP PHẢI ĐĂNG KÝ BẢO HIỂM XÃ HỘI ĐIỆN TỬ TRONG VÒNG 30 NGÀY KỂ TỪ KHI THÀNH LẬP?

Thành lập doanh nghiệp là một bước ngoặt lớn, nhưng đi kèm với đó là hàng loạt nghĩa vụ pháp lý bắt buộc mà chủ doanh nghiệp và bộ phận kế toán – nhân sự phải đối mặt ngay trong tháng đầu tiên:

• Mở tài khoản ngân hàng và thông báo thuế.
• Mua chữ ký số và phát hành hóa đơn điện tử.
• Đăng ký và nộp hồ sơ kê khai bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động.

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 và Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

1. Rủi ro pháp lý và chế tài xử phạt nặng nề khi chậm đăng ký BHXH

Nhiều doanh nghiệp mới thành lập do chưa có doanh thu hoặc chưa nắm rõ quy định thường trì hoãn việc tham gia BHXH cho nhân viên. Đây là sai lầm đặc biệt nghiêm trọng có thể dẫn đến hậu quả tài chính và pháp lý nặng nề:

• Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng trên mỗi người lao động: Đối với hành vi không lập hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc trong thời hạn 30 ngày (Khoản 4 Điều 38 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP).
• Phạt tiền từ 12% đến 15% tổng số tiền phải nộp: Đối với hành vi chậm đóng, đóng không đủ số người thuộc diện tham gia (mức phạt tối đa lên tới 75.000.000 đồng).
• Buộc truy nộp toàn bộ số tiền trốn đóng, chậm đóng: Kèm theo tiền lãi chậm nộp bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền và số ngày chậm đóng (tương đương khoảng 11%/năm).
• Rủi ro hình sự theo Điều 216 Bộ luật Hình sự 2015: Đối với hành vi trốn đóng bảo hiểm xã hội từ 50.000.000 đồng trở lên hoặc từ 10 người lao động trở lên có thể bị phạt tù đến 07 năm đối với cá nhân và phạt tiền đến 3.000.000.000 đồng đối với pháp nhân thương mại.

2. Lợi ích vượt trội khi chuyển đổi 100% sang giao dịch BHXH điện tử (eBHXH)

Thay vì phải photo hồ sơ giấy, mang hợp đồng lao động và xếp hàng chờ đợi cả buổi tại bộ phận Một cửa cơ quan BHXH quận/huyện, hiện nay 100% thủ tục đều được số hóa qua hệ thống Giao dịch điện tử BHXH (eBHXH):

1. Nộp hồ sơ 24/7 không giới hạn không gian: Kế toán có thể lập và nộp hồ sơ bất kỳ lúc nào, kể cả ban đêm hay ngày nghỉ cuối tuần.
2. Ký số hợp pháp bằng USB Token có sẵn: Tận dụng ngay thiết bị USB Token đang dùng để khai thuế và phát hành hóa đơn điện tử, không cần mua thêm thiết bị mới.
3. Tra cứu tiến độ thụ lý tức thời: Hệ thống tự động gửi thông báo xác nhận nộp hồ sơ qua email và tin nhắn SMS, dễ dàng tra cứu mã hồ sơ xem đã được cán bộ BHXH phê duyệt hay chưa.
4. Lưu trữ hồ sơ điện tử an toàn, minh bạch: Toàn bộ lịch sử báo tăng, giảm lao động, điều chỉnh mức lương được lưu vết vĩnh viễn trên cổng thông tin, phục vụ đắc lực cho công tác quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) cuối năm.

---

II. ĐIỀU KIỆN HẠ TẦNG & CÔNG CỤ CẦN CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI KÊ KHAI

Để quá trình đăng ký và nộp hồ sơ diễn ra suôn sẻ, không phát sinh lỗi kỹ thuật, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ 4 yếu tố hạ tầng sau:

1. Thiết bị Chữ ký số USB Token hợp lệ

• Chữ ký số doanh nghiệp do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép (FastCA, Viettel-CA, VNPT-CA, FPT-CA, BkavCA…).
• USB Token phải còn hạn sử dụng tối thiểu 06 tháng trở lên và đã được cài đặt phần mềm quản lý chứng thư số (Token Manager) trên máy tính.
• Doanh nghiệp phải nắm chắc mã PIN USB Token (không nhập sai quá 3 – 5 lần để tránh bị khóa thiết bị).

2. Máy tính làm việc kết nối mạng Internet ổn định

• Hệ điều hành: Windows 10, Windows 11 (64-bit khuyến nghị).
• Trình duyệt web: Google Chrome, Microsoft Edge phiên bản mới nhất.
• Cài đặt môi trường máy trạm: Phần mềm Java Runtime Environment (JRE) hoặc bộ công cụ ký số chuyên dụng của cơ quan BHXH.

3. Lựa chọn Cổng dịch vụ công hoặc Phần mềm kê khai IVAN

Doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 2 phương thức giao dịch điện tử:

• Phương thức 1: Sử dụng Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam (dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn): Hoàn toàn miễn phí, thao tác trực tiếp trên trình duyệt web, phù hợp cho doanh nghiệp siêu nhỏ có dưới 5 lao động và ít biến động nhân sự.
• Phương thức 2: Sử dụng Phần mềm kê khai BHXH qua nhà cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng IVAN (Viettel-vBHXH, VNPT-509, EFY-eBHXH, CyberCare, Bkav-IVAN): Cung cấp giao diện phần mềm chuyên nghiệp, tự động kiểm tra logic dữ liệu, cảnh báo trùng mã số BHXH, hỗ trợ lập biểu mẫu hàng loạt từ file Excel và có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật 24/7.

---

---

III. QUY TRÌNH CHUẨN 4 BƯỚC ĐĂNG KÝ VÀ KÊ KHAI EBHXH LẦN ĐẦU TỪ A ĐẾN Z

Dưới đây là cẩm nang thực hành chi tiết từng thao tác giúp kế toán viên và chủ doanh nghiệp tự mình hoàn thành thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu mà không lo bị cơ quan bảo hiểm trả lại hồ sơ:

BƯỚC 1: ĐĂNG KÝ CẤP MÃ ĐƠN VỊ THAM GIA BẢO HIỂM XÃ HỘI (MÃ QUẢN LÝ THU)

Trước khi có thể kê khai danh sách nhân viên, doanh nghiệp bắt buộc phải được cơ quan BHXH cấp một Mã đơn vị (thường có cấu trúc gồm 2 chữ cái viết tắt của quận/huyện kèm dãy số, ví dụ: HW1234A, BW5678B…).

1. Chuẩn bị hồ sơ pháp lý:
   • Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS ban hành kèm Quyết định 505/QĐ-BHXH).
   • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ĐKKD).
   • Danh sách người lao động tham gia đợt đầu (Mẫu D02-LT).
2. Hình thức nộp hồ sơ xin cấp mã:
   • Cách 1 (Nộp trực tuyến): Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia (dichvucong.gov.vn) -> Chọn dịch vụ Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp lần đầu -> Đăng nhập bằng tài khoản Doanh nghiệp (sử dụng USB Token để xác thực) -> Tải lên hồ sơ đính kèm và gửi.
   • Cách 2 (Nộp trực tiếp/Bưu điện): In bộ hồ sơ giấy ký đóng dấu của Giám đốc gửi qua đường bưu điện công ích hoặc nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa Bảo hiểm xã hội quận/huyện nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính.
3. Thời gian thụ lý và kết quả:
   • Trong thời hạn 01 đến 05 ngày làm việc, cơ quan BHXH sẽ gửi Thông báo cấp Mã đơn vị tham gia BHXH qua email đăng ký của doanh nghiệp kèm theo thông tin Chuyên viên quản lý thu phụ trách đơn vị.

   ---

   BƯỚC 2: ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN GIAO DỊCH ĐIỆN TỬ & TÍCH HỢP CHỨNG THƯ SỐ USB TOKEN

   Sau khi đã có Mã đơn vị, kế toán tiến hành đăng ký tài khoản và nạp chữ ký số lên hệ thống để thiết lập kênh giao dịch điện tử chính thức:

   1. Cắm thiết bị USB Token vào cổng USB của máy tính (kiểm tra đèn báo hiệu trên Token sáng xanh ổn định).
   2. Mở trình duyệt Chrome hoặc Edge, truy cập địa chỉ Cổng Dịch vụ công BHXH: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn.
   3. Bấm vào nút Đăng ký ở góc trên bên phải màn hình -> Chọn đối tượng Cơ quan / Tổ chức.
   4. Điền các thông tin định danh của doanh nghiệp:
   • Mã số thuế: Điền mã số thuế 10 số hoặc 13 số của công ty.
   • Mã đơn vị BHXH: Điền mã đơn vị vừa được cấp ở Bước 1.
   • Cơ quan BHXH quản lý: Chọn đúng BHXH quận/huyện trực tiếp thu.
   • Email nhận thông báo: Điền email kế toán hoặc email công ty (rất quan trọng vì cơ quan BHXH sẽ gửi mã kích hoạt và thông báo kết quả qua email này).
   • Số điện thoại di động: Số điện thoại của người phụ trách theo dõi hồ sơ.
4. Tích hợp Chữ ký số:
   • Bấm nút Đăng ký chữ ký số (hoặc Thêm mới chứng thư số).
   • Cửa sổ ứng dụng ký số hiển thị danh sách chứng thư số có trong USB Token.
   • Chọn đúng tên Công ty và nhà mạng CA (FastCA, Viettel, VNPT…) -> Bấm Chọn.
   • Nhập mã PIN của USB Token -> Bấm Đăng nhập.
   • Hệ thống tự động bóc tách số Serial, Tên nhà cung cấp CA và Ngày hết hạn của chứng thư số lên màn hình.
5. Bấm nút Đăng ký. Trong vòng vài phút, hệ thống BHXH sẽ gửi thư xác thực về email. Doanh nghiệp mở email và bấm vào đường link kích hoạt để hoàn tất tạo tài khoản.

---

BƯỚC 3: LẬP DANH SÁCH LAO ĐỘNG THAM GIA BHXH LẦN ĐẦU (MẪU D02-LT & MẪU TK1-TS)

Đây là khâu cốt lõi đòi hỏi sự tỉ mỉ và chuẩn xác 100% về mặt số liệu. Kế toán cần chuẩn bị thông tin của toàn bộ người lao động tham gia đợt này:

1. Lập Tờ khai cá nhân (Mẫu TK1-TS):
   • Áp dụng cho: Người lao động chưa từng có sổ BHXH (chưa từng tham gia ở bất kỳ đâu) hoặc người lao động cần thay đổi, đính chính thông tin CCCD gắn chip.
   • Các trường thông tin bắt buộc: Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, số CCCD, nơi đăng ký khai sinh, địa chỉ thường trú, địa chỉ nơi cư trú hiện tại, mã số hộ gia đình và nơi đăng ký Khám chữa bệnh (KCB) ban đầu.
2. Lập Báo cáo tình hình sử dụng lao động (Mẫu D02-LT):
   • Thuộc danh mục thủ tục mã hiệu 600 (Báo tăng lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN).
   • Điền đầy đủ các cột nghiệp vụ theo quy chuẩn Quyết định số 505/QĐ-BHXH (xem chi tiết tại Bảng hướng dẫn ở Phần IV).
   • Lưu ý đặc biệt: Phân loại đúng mã biến động là TM (Tăng mới) và ghi rõ thời điểm áp dụng (Từ tháng… đến tháng…).

   ---

   BƯỚC 4: KÝ SỐ ĐIỆN TỬ BẰNG USB TOKEN & NỘP HỒ SƠ TRỰC TUYẾN

   Sau khi đã kiểm tra toàn bộ thông tin trên phần mềm eBHXH hoặc Cổng DVC:

   1. Bấm nút Kết xuất hồ sơ -> Chọn định dạng ký số điện tử XML chuẩn Quyết định 505/QĐ-BHXH.
   2. Cắm USB Token vào máy tính.
   3. Bấm nút Ký số điện tử (hoặc Nộp hồ sơ):
   • Cửa sổ chọn chứng thư số xuất hiện -> Chọn chứng thư số của Công ty.
   • Nhập chính xác mã PIN USB Token -> Bấm Chấp nhận.
   • Phần mềm sẽ gắn con dấu số điện tử và dấu thời gian (Time-Stamp) lên thông điệp dữ liệu hồ sơ.
3. Bấm Gửi hồ sơ:
   • Hệ thống phản hồi thông báo: “Nộp hồ sơ thành công. Mã tiếp nhận hồ sơ: XXXXX/2026/001”.
   • Trong vòng 15 – 30 phút, cơ quan BHXH sẽ tự động gửi Thông báo tiếp nhận hồ sơ điện tử (Mẫu số 01/TB-GDĐT) vào email của doanh nghiệp.
   • Sau thời gian thụ lý (tối đa 05 ngày làm việc theo Quyết định số 222/QĐ-BHXH), cơ quan BHXH sẽ gửi Thông báo kết quả giải quyết hồ sơ (Mẫu số 02/TB-GDĐT):
   • Nếu hồ sơ Hợp lệ: Cơ quan BHXH cấp mã số BHXH cho nhân viên mới, đồng bộ thẻ BHYT điện tử lên ứng dụng VssID và in thẻ BHYT giấy/sổ BHXH (nếu có yêu cầu).
   • Nếu hồ sơ Có sai sót: Cơ quan BHXH nêu rõ lý do từ chối (Ví dụ: sai thông tin CCCD, sai mức lương tối thiểu vùng…) để doanh nghiệp điều chỉnh và nộp lại.

   ---

   

   ---

   IV. BẢNG QUY CHUẨN TỶ LỆ TRÍCH ĐÓNG BHXH – BHYT – BHTN & MỨC LƯƠNG TỐI THIỂU NĂM 2026

   Để tính toán chính xác số tiền bảo hiểm phải trích nộp hàng tháng, kế toán cần nắm vững cơ cấu tỷ lệ đóng giữa doanh nghiệp và người lao động:

   1. Bảng cơ cấu tỷ lệ trích nộp bảo hiểm xã hội bắt buộc năm 2026

   Khoản mục chế độ bảo hiểm	Tỷ lệ Doanh nghiệp đóng (%)	Tỷ lệ Người lao động đóng (%)	Tổng tỷ lệ trích nộp (%)	Mục đích chi trả quyền lợi
   Hưu trí và tử tuất	14,0%	8,0%	22,0%	Chi trả lương hưu hàng tháng, trợ cấp tử tuất, mai táng phí
   Ốm đau và thai sản	3,0%	0,0%	3,0%	Chi trả trợ cấp nghỉ ốm, chế độ khám thai, sinh con, dưỡng sức
   Tai nạn lao động – Bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ-BNN)	0,5%	0,0%	0,5%	Quỹ bồi thường TNLĐ (giảm xuống 0.3% nếu DN đủ điều kiện)
   Bảo hiểm y tế (BHYT)	3,0%	1,5%	4,5%	Khám chữa bệnh tại các cơ sở y tế theo danh mục BHYT
   Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)	1,0%	1,0%	2,0%	Trợ cấp thất nghiệp, hỗ trợ học nghề khi chấm dứt HĐLĐ
   TỔNG CỘNG NGHĨA VỤ BẢO HIỂM	21,5%	10,5%	32,0%	Tổng trích nộp vào tài khoản cơ quan BHXH
   *Kinh phí Công đoàn (KPCĐ)*	2,0%	0,0%	2,0%	Nộp cho Liên đoàn Lao động quận/huyện quản lý

   Ví dụ minh họa tính tiền đóng BHXH:

   Nếu người lao động có mức tiền lương ghi trên Hợp đồng lao động làm căn cứ đóng BHXH là 10.000.000 đồng/tháng:

   • Doanh nghiệp trích nộp vào cơ quan BHXH: 10.000.000 x 21,5% = 2.150.000 đồng.
   • Khấu trừ từ tiền lương của người lao động: 10.000.000 x 10,5% = 1.050.000 đồng.
   • Tổng số tiền doanh nghiệp phải chuyển khoản cho cơ quan BHXH: 3.200.000 đồng/tháng.

2. Quy định mức sàn và mức trần đóng BHXH bắt buộc năm 2026

• Mức sàn (Mức đóng tối thiểu): Mức tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng:
• Vùng I: 4.960.000 đồng/tháng (Hà Nội, TP.HCM, Hải Phòng, Quảng Ninh, Bình Dương, Đồng Nai…).
• Vùng II: 4.410.000 đồng/tháng (Các thành phố trực thuộc tỉnh, ngoại thành Hà Nội/TP.HCM…).
• Vùng III: 3.860.000 đồng/tháng (Các huyện nông thôn thuộc tỉnh phát triển…).
• Vùng IV: 3.450.000 đồng/tháng (Các địa bàn còn lại).
• Mức trần (Mức đóng tối đa):
• Đối với BHXH và BHYT: Tối đa không quá 20 lần mức lương cơ sở.
• Đối với BHTN: Tối đa không quá 20 lần mức lương tối thiểu vùng.

---

V. SỔ TAY XỬ LÝ 10 SỰ CỐ CHỮ KÝ SỐ VÀ LỖI EBHXH THƯỜNG GẶP TRONG 60 GIÂY

Trong quá trình ký số và truyền nhận hồ sơ eBHXH, kế toán thường gặp phải các lỗi kỹ thuật làm gián đoạn tiến độ. Dưới đây là bảng tổng hợp nguyên nhân và giải pháp khắc phục triệt để:

---

VI. HƯỚNG DẪN TẢI & SỬ DỤNG BỘ QUÀ TẶNG DẪN DẮT (LEAD MAGNET) KÉP

Nhằm giúp các kế toán viên và chủ doanh nghiệp tiết kiệm 80% thời gian soạn thảo văn bản và tự động hóa toàn bộ phép tính trích nộp bảo hiểm, Chữ Ký Số Tốt gửi tặng bạn Bộ Quà Tặng Dẫn Dắt Kép độc quyền:

1. File Word: Sổ tay hướng dẫn & Bộ biểu mẫu chuẩn Nghị định 30/2020/NĐ-CP

• Tên tệp lưu trữ: bo-bieu-mau-d02-lt-va-huong-dan-ke-khai-ebhxh-chukysotot.docx (Dung lượng: 41.4 KB).
• Nội dung bao gồm:
• Mẫu TK1-TS (Tờ khai cá nhân người lao động) chuẩn quy định.
• Mẫu TK3-TS (Tờ khai đơn vị tham gia BHXH lần đầu) đã điền mẫu thực tế.
• Mẫu D02-LT (Báo cáo tình hình sử dụng lao động) chuẩn Quyết định 505/QĐ-BHXH.
• Mẫu công văn giải trình đề nghị cấp mã đơn vị BHXH lần đầu chuẩn thể thức văn bản hành chính nhà nước.
• Cẩm nang tra cứu và khắc phục 10 lỗi chữ ký số thường gặp trong 60 giây.

2. File Excel: Bảng Mẫu D02-LT & Công cụ tự động tính tiền đóng BHXH 2026

• Tên tệp lưu trữ: bang-excel-mau-d02-lt-va-tinh-muc-dong-bhxh-2026-chukysotot.xlsx (Dung lượng: 8.6 KB).
• Tính năng nổi bật:
• Sheet 1: Bảng quy chuẩn tỷ lệ trích đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN và mức lương tối thiểu 4 vùng năm 2026.
• Sheet 2: Bảng Mẫu D02-LT tích hợp sẵn công thức Excel tự động phân tách nghĩa vụ tài chính giữa Doanh nghiệp (21.5%) và Người lao động (10.5%).
• Chỉ cần nhập mức lương thỏa thuận trên Hợp đồng lao động, bảng tính sẽ tự động xuất ra số tiền doanh nghiệp phải chuyển khoản cho BHXH và số tiền khấu trừ vào phiếu lương nhân viên.

👉 [TẢI MIỄN PHÍ TRỌN BỘ LEAD MAGNET BẢO HIỂM XÃ HỘI ĐIỆN TỬ 2026 TẠI ĐÂY]

(Đường dẫn tải file trực tiếp trên hệ thống ChuKySoTot.vn)

---

VII. GIẢI PHÁP CHỮ KÝ SỐ DOANH NGHIỆP TỐI ƯU TẠI CHUKYSOTOT.VN

Một hệ thống chữ ký số ổn định, an toàn và được hỗ trợ kỹ thuật kịp thời chính là “chìa khóa vàng” giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mọi thủ tục giao dịch điện tử với Cơ quan Thuế, Hải quan và Bảo hiểm xã hội.

Tại sao hơn 5.000+ doanh nghiệp tin chọn ChuKySoTot.vn?

1. Đại lý cấp 1 chính hãng được cấp phép: Cung cấp chữ ký số của các nhà mạng hàng đầu Việt Nam: FastCA, Viettel-CA, VNPT-CA, FPT-CA.
2. Kích hoạt thần tốc trong 15 phút: Thủ tục hồ sơ online 100%, bàn giao thiết bị USB Token tận nơi trên toàn quốc.
3. Bảo hành thiết bị trọn đời: Đổi mới thiết bị USB Token 1 – 1 miễn phí nếu phát sinh lỗi phần cứng trong suốt thời gian sử dụng.
4. Hỗ trợ kỹ thuật chuyên sâu 24/7: Đội ngũ kỹ sư CNTT và chuyên viên nghiệp vụ giàu kinh nghiệm sẵn sàng Ultraview/Teamviewer xử lý mọi lỗi eTax, eBHXH, VNACCS trong 60 giây.
5. Chính sách chiết khấu độc quyền: Giảm giá trực tiếp lên đến 20% – 30% cho doanh nghiệp mới thành lập khi đăng ký gói dịch vụ 3 năm.

---

❓ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ THỦ TỤC EBHXH VÀ CHỮ KÝ SỐ (FAQS)

1. Doanh nghiệp mới thành lập chưa phát sinh doanh thu có bắt buộc phải đóng BHXH không?

Có. Theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội, nghĩa vụ tham gia BHXH bắt buộc căn cứ vào việc có giao kết Hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên giữa người sử dụng lao động và người lao động, không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã có doanh thu hay đang tạm lỗ. Nếu doanh nghiệp có thuê mướn lao động trả lương thì bắt buộc phải đăng ký đóng BHXH trong vòng 30 ngày.

2. Có thể sử dụng chung 1 USB Token cho cả Khai thuế, Hóa đơn điện tử và Bảo hiểm xã hội được không?

Hoàn toàn được. Một chứng thư số doanh nghiệp lưu trong thiết bị USB Token có giá trị pháp lý tương đương con dấu của doanh nghiệp và được sử dụng đồng thời cho: Kê khai thuế qua thuedientu.gdt.gov.vn, Ký phát hành hóa đơn điện tử, Kê khai BHXH điện tử, Khai báo hải quan điện tử VNACCS và Ký kết hợp đồng điện tử.

3. Thời hạn nộp tiền đóng BHXH hàng tháng là ngày nào?

Theo Điều 7 Quyết định số 595/QĐ-BHXH, doanh nghiệp thực hiện đóng BHXH, BHYT, BHTN hàng tháng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng. Nếu đóng theo phương thức 03 tháng hoặc 06 tháng một lần (áp dụng cho doanh nghiệp nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp) thì chậm nhất là ngày cuối cùng của phương thức đóng.

4. Khi thay đổi chứng thư số hoặc gia hạn USB Token có phải làm lại thủ tục với BHXH không?

Không cần làm lại thủ tục từ đầu. Kế toán chỉ cần đăng nhập vào Cổng Dịch vụ công BHXH (dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn), vào mục Thông tin tài khoản -> Thay đổi thông tin -> Cắm USB Token mới và bấm nút Cập nhật chứng thư số để hệ thống ghi nhận số Serial mới trong vòng 1 phút.

5. Làm thế nào để biết hồ sơ báo tăng lao động đã được cơ quan BHXH duyệt thành công?

Sau khi nộp hồ sơ, kế toán kiểm tra email nhận Thông báo Mẫu số 02/TB-GDĐT. Ngoài ra, kế toán có thể đăng nhập vào Cổng DVC BHXH, chọn mục Tra cứu hồ sơ, nhập mã hồ sơ để xem trạng thái: Đang xử lý, Đã phê duyệt hoặc Từ chối kèm công văn trả lời chi tiết của cán bộ BHXH.

---

🏷️ DỮ LIỆU CÓ CẤU TRÚC SCHEMA JSON-LD CHO TỐI ƯU HÓA TÌM KIẾM AI (AEO)

`html

{

“@context”: “https://schema.org”,

“@graph”: [

{

“@type”: “Article”,

“@id”: “https://chukysotot.vn/huong-dan/thu-tuc-dang-ky-ke-khai-bao-hiem-xa-hoi-dien-tu-ebhxh-chu-ky-so/#article”,

“isPartOf”: {

“@type”: “WebPage”,

“@id”: “https://chukysotot.vn/huong-dan/thu-tuc-dang-ky-ke-khai-bao-hiem-xa-hoi-dien-tu-ebhxh-chu-ky-so/”

},

“headline”: “Hướng dẫn thủ tục đăng ký và kê khai bảo hiểm xã hội điện tử lần đầu qua phần mềm eBHXH sử dụng chữ ký số USB Token mới nhất 2026”,

“description”: “Cẩm nang toàn diện hướng dẫn 4 bước đăng ký mã đơn vị BHXH, lập Mẫu D02-LT, TK1-TS, TK3-TS và ký số điện tử bằng USB Token nộp hồ sơ qua Cổng Dịch vụ công BHXH không bị từ chối.”,

“image”: “https://chukysotot.vnhttps://chukysotot.vn/images/posts/thu-tuc-dang-ky-ke-khai-bao-hiem-xa-hoi-dien-tu-ebhxh-chu-ky-so-chukysotot.webp”,

“datePublished”: “2026-10-06T08:00:00+07:00”,

“dateModified”: “2026-10-06T08:00:00+07:00”,

“inLanguage”: “vi-VN”,

“author”: {

“@type”: “Organization”,

“name”: “Chữ Ký Số Tốt – Công ty TNHH TM DV XNK Mai Gia”,

“url”: “https://chukysotot.vn”

},

“publisher”: {

“@type”: “Organization”,

“name”: “CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU MAI GIA”,

“logo”: {

“@type”: “ImageObject”,

“url”: “https://chukysotot.vn/wp-content/uploads/2026/logo-chukysotot.png”

}

}

},

{

“@type”: “BreadcrumbList”,

“@id”: “https://chukysotot.vn/huong-dan/thu-tuc-dang-ky-ke-khai-bao-hiem-xa-hoi-dien-tu-ebhxh-chu-ky-so/#breadcrumb”,

“itemListElement”: [

{

“@type”: “ListItem”,

“position”: 1,

“name”: “Trang chủ”,

“item”: “https://chukysotot.vn”

},

{

“@type”: “ListItem”,

“position”: 2,

“name”: “Hướng dẫn”,

“item”: “https://chukysotot.vn/huong-dan/”

},

{

“@type”: “ListItem”,

“position”: 3,

“name”: “Đăng ký kê khai BHXH điện tử lần đầu”,

“item”: “https://chukysotot.vn/huong-dan/thu-tuc-dang-ky-ke-khai-bao-hiem-xa-hoi-dien-tu-ebhxh-chu-ky-so/”

}

]

},

{

“@type”: “FAQPage”,

“@id”: “https://chukysotot.vn/huong-dan/thu-tuc-dang-ky-ke-khai-bao-hiem-xa-hoi-dien-tu-ebhxh-chu-ky-so/#faq”,

“mainEntity”: [

{

“@type”: “Question”,

“name”: “Doanh nghiệp mới thành lập chưa phát sinh doanh thu có bắt buộc phải đóng BHXH không?”,

“acceptedAnswer”: {

“@type”: “Answer”,

“text”: “Có. Theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội, nghĩa vụ tham gia BHXH bắt buộc căn cứ vào việc có giao kết Hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên giữa người sử dụng lao động và người lao động, không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã có doanh thu hay chưa.”

}

},

{

“@type”: “Question”,

“name”: “Có thể sử dụng chung 1 USB Token cho cả Khai thuế, Hóa đơn điện tử và Bảo hiểm xã hội được không?”,

“acceptedAnswer”: {

“@type”: “Answer”,

“text”: “Hoàn toàn được. Một chứng thư số doanh nghiệp lưu trong thiết bị USB Token có giá trị pháp lý tương đương con dấu của doanh nghiệp và được sử dụng đồng thời cho: Kê khai thuế điện tử eTax, Ký phát hành hóa đơn điện tử, Kê khai BHXH điện tử, Khai báo hải quan điện tử VNACCS và Ký kết hợp đồng điện tử.”

}

},

{

“@type”: “Question”,

“name”: “Thời hạn nộp tiền đóng BHXH hàng tháng là ngày nào?”,

“acceptedAnswer”: {

“@type”: “Answer”,

“text”: “Theo Điều 7 Quyết định số 595/QĐ-BHXH, doanh nghiệp thực hiện đóng BHXH, BHYT, BHTN hàng tháng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng.”

}

},

{

“@type”: “Question”,

“name”: “Khi thay đổi chứng thư số hoặc gia hạn USB Token có phải làm lại thủ tục với BHXH không?”,

“acceptedAnswer”: {

“@type”: “Answer”,

“text”: “Không cần làm lại thủ tục từ đầu. Kế toán chỉ cần đăng nhập vào Cổng Dịch vụ công BHXH, vào mục Thông tin tài khoản -> Thay đổi thông tin -> Cắm USB Token mới và bấm nút Cập nhật chứng thư số để hệ thống ghi nhận số Serial mới trong vòng 1 phút.”

}

},

{

“@type”: “Question”,

“name”: “Làm thế nào để biết hồ sơ báo tăng lao động đã được cơ quan BHXH duyệt thành công?”,

“acceptedAnswer”: {

“@type”: “Answer”,

“text”: “Sau khi nộp hồ sơ, kế toán kiểm tra email nhận Thông báo Mẫu số 02/TB-GDĐT hoặc đăng nhập vào Cổng DVC BHXH, chọn mục Tra cứu hồ sơ để xem trạng thái: Đang xử lý, Đã phê duyệt hoặc Từ chối kèm lý do chi tiết.”

}

}

]

}

]

}

`

{}