Hướng dẫn cài đặt driver USB Token và kích hoạt chứng thư số lần đầu cho doanh nghiệp mới thành lập (Áp dụng FastCA, Viettel, VNPT)

---

---

Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 (Có hiệu lực thi hành từ ngày 01/07/2024, quy định toàn diện về giá trị pháp lý của chữ ký số, chứng thư chữ ký số và điều kiện bảo đảm an toàn điện tử).

1. Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/09/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
2. Thông tư số 19/2021/TT-BTC ngày 18/03/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế (Điều 7, Điều 14 về nghĩa vụ đăng ký và sử dụng chứng thư số trên hệ thống eTax).
3. Quyết định số 899/QĐ-BHXH và Quyết định số 595/QĐ-BHXH của Bảo hiểm Xã hội Việt Nam về quản lý và giao dịch hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử.
4. Tiêu chuẩn kỹ thuật mật mã quốc gia theo hướng dẫn của Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC) thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông.

---

I. VÌ SAO DOANH NGHIỆP MỚI THÀNH LẬP BẮT BUỘC PHẢI KÍCH HOẠT CHỮ KÝ SỐ NGAY TRONG TUẦN ĐẦU TIÊN?

Ngay sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp từ Sở Kế hoạch và Đầu tư, việc sở hữu và kích hoạt chữ ký số (USB Token hoặc Chữ ký số từ xa HSM/SmartCA) là điều kiện tiên quyết mang tính sống còn để hoàn thành các nghĩa vụ pháp lý ban đầu:

1. Kê khai và nộp Lệ phí môn bài trực tuyến trên Cổng Thuế điện tử (eTax)

Theo quy định của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và Nghị định 126/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp dù được miễn lệ phí môn bài năm đầu thành lập vẫn bắt buộc phải có tài khoản thuế điện tử và sử dụng chữ ký số để ký nộp Tờ khai lệ phí môn bài (Mẫu 01/LPMB) trước ngày 30/01 của năm kế tiếp năm thành lập. Đồng thời, doanh nghiệp phải ký số văn bản đăng ký tài khoản ngân hàng và phương thức nộp thuế điện tử.

2. Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Để có thể xuất hóa đơn cho khách hàng, doanh nghiệp phải nộp Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP) lên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế. Việc ký số trên tờ khai này bắt buộc phải sử dụng chứng thư số hợp lệ đã được kích hoạt.

3. Đăng ký mã đơn vị và thủ tục Bảo hiểm xã hội điện tử (eBHXH)

Khi phát sinh người lao động có hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên, doanh nghiệp có thời hạn 30 ngày để đăng ký hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu. 100% hồ sơ này được nộp qua Cổng Dịch vụ công BHXH hoặc phần mềm kê khai eBHXH và bắt buộc phải ký bằng chữ ký số của tổ chức.

4. Khai báo hải quan điện tử (Dành cho doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu)

Để truyền tờ khai thông quan trên Hệ thống Một cửa quốc gia (VNACCS/VCIS), doanh nghiệp phải nạp Serial của USB Token lên cổng thông tin của Tổng cục Hải quan trước thời điểm mở tờ khai tối thiểu 24 giờ.

---

II. CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI CÀI ĐẶT: 3 ĐIỀU KIỆN TIÊN QUYẾT TRÁNH LỖI XUNG ĐỘT

Trước khi cắm thiết bị USB Token vào máy tính, kế toán và chủ doanh nghiệp cần kiểm tra các điều kiện kỹ thuật sau:

• Hệ điều hành tương thích: Windows 10, Windows 11 (64-bit) hoặc macOS (với phiên bản Token hỗ trợ riêng). Khuyến nghị sử dụng Windows bản quyền để tránh thiếu các thư viện chứng chỉ số gốc (Root CA).
• Quyền Quản trị viên (Administrator): Đăng nhập vào máy tính với tài khoản Administrator để hệ điều hành cho phép ghi file thực thi vào thư mục hệ thống C:Program Files hoặc C:WindowsSystem32.
• Đóng các phần mềm diệt virus hoặc tường lửa bên thứ ba: Một số phần mềm diệt virus có thể nhận nhầm tập tin tự chạy (Autorun) của USB Token là mã độc. Hãy tạm dừng bảo vệ trong 5 phút khi cài đặt.

---

III. QUY TRÌNH 4 BƯỚC CÀI ĐẶT DRIVER VÀ KÍCH HOẠT CHỨNG THƯ SỐ CHUẨN XÁC

Bước 1: Kết nối thiết bị phần cứng và khởi chạy tệp cài đặt (Setup)

1. Cắm thiết bị USB Token vào cổng USB của máy tính (Ưu tiên cắm vào cổng USB phía sau thân máy đối với máy tính để bàn để đảm bảo nguồn điện ổn định).
2. Mở trình quản lý tệp tin This PC (hoặc My Computer), bạn sẽ nhìn thấy xuất hiện một ổ đĩa ảo CD Drive mới mang tên của nhà mạng cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA):
   • FastCA: CD Drive (E:) FastCA Token
   • Viettel: CD Drive (E:) Viettel-CA
   • VNPT: CD Drive (E:) VNPT-CA
3. Nhấp đúp chuột vào ổ đĩa ảo này, tìm tệp tin cài đặt có đuôi .exe (thường là Setup.exe, FastCA_v6.exe hoặc Install.exe). Nhấp chuột phải chọn Run as administrator.
4. Chọn ngôn ngữ giao diện là Tiếng Việt, nhấn Tiếp tục (Next) -> Chọn thư mục cài đặt mặc định -> Nhấn Cài đặt (Install). Quá trình giải nén và nạp driver mật mã PKCS#11 sẽ diễn ra tự động trong khoảng 30 – 60 giây.
5. Nhấn Hoàn tất (Finish) để kết thúc cài đặt.

Bước 2: Khởi chạy phần mềm Token Manager và kiểm tra tính hợp lệ của Chứng thư số

1. Sau khi cài đặt hoàn tất, phần mềm quản lý USB Token (Token Manager) sẽ tự động khởi động và xuất hiện biểu tượng (Icon) ở góc phải dưới thanh Taskbar.
2. Mở phần mềm quản trị, chọn tab Chứng thư số (Certificates) -> Hệ thống sẽ yêu cầu nhập Mã PIN đăng nhập.
3. Nhập mã PIN mặc định của nhà sản xuất (Mã PIN ban đầu mặc định của FastCA, Viettel, VNPT đều là 12345678).
4. Nhấp đúp vào dòng tên doanh nghiệp của bạn, kiểm tra kỹ 4 thông số bắt buộc:
   • Tên doanh nghiệp: Đúng 100% theo Giấy phép kinh doanh (Không viết tắt sai lệch).
   • Mã số thuế (MST): Khớp chính xác mã số thuế 10 hoặc 13 số.
   • Thời hạn chứng thư số (Valid from … to …): Khớp đúng gói cước 1 năm, 2 năm hoặc 3 năm theo hợp đồng kinh tế ký kết với Mai Gia.
   • Đơn vị cấp phát (Issuer): FastCA CA, Viettel-CA hoặc VNPT-CA.

   Bước 3: Thay đổi Mã PIN mặc định thành Mã PIN an toàn bảo mật nội bộ

   Đây là bước bắt buộc 100% để đảm bảo an toàn tài sản số của công ty. Mã PIN mặc định 12345678 rất dễ bị kẻ xấu hoặc bên thứ ba lợi dụng để ký khống văn bản, xuất hóa đơn giả mạo nếu đánh cắp được thiết bị.

   1. Trên giao diện Token Manager, tìm đến mục Cấu hình -> Chọn Đổi mã PIN.
   2. Nhập thông tin:
   • Mã PIN cũ: 12345678
   • Mã PIN mới: Nhập chuỗi ký tự từ 8 đến 12 ký tự (Nên kết hợp cả chữ cái và chữ số, dễ nhớ với kế toán trưởng nhưng khó đoán với bên ngoài).
   • Xác nhận mã PIN mới: Nhập lại chính xác mã PIN mới.
5. Nhấn Chấp nhận (Apply). Hệ thống sẽ báo “Đổi mã PIN thành công”. ⚠️ CẢNH BÁO QUAN TRỌNG: Hãy ghi chép mã PIN cẩn thận vào sổ tay bảo mật của kế toán. Nếu gõ sai mã PIN liên tiếp 3 hoặc 5 lần, USB Token sẽ tự động khóa cứng chip bảo mật. Khi đó, bạn bắt buộc phải liên hệ với Chữ Ký Số Tốt (Mai Gia) để xin mã mở khóa (Unblock PUK).

Bước 4: Cài đặt tiện ích mở rộng ký số (Extension eSigner) trên trình duyệt Web

Để các website dịch vụ công (Thuế điện tử, Hải quan, Bảo hiểm xã hội) có thể giao tiếp với USB Token, máy tính phải có phần mềm ký số trung gian:

1. Tải bộ cài đặt phần mềm ký số eSigner phiên bản mới nhất do Tổng cục Thuế phát hành (file cài eSigner_setup.exe).
2. Chạy cài đặt và nhấp mở tiện ích mở rộng eSigner.Chrome.TCT trên Google Chrome hoặc Microsoft Edge.
3. Bật công tắc cho phép tiện ích hoạt động (Enable Extension).
4. Khởi động lại trình duyệt web và tiến hành đăng nhập vào Cổng thuedientu.gdt.gov.vn để thực hiện giao dịch thử nghiệm.

---

IV. BẢNG SO SÁNH ĐẶC ĐIỂM CÀI ĐẶT CỦA 3 NHÀ MẠNG FASTCA, VIETTEL-CA VÀ VNPT-CA

Mỗi nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (CA) đều có đặc thù phần mềm quản trị riêng biệt:

FastCA Token Manager v6 (100% Tiếng Việt, trực quan, hỗ trợ mở khóa PIN tự động qua OTP). | Viettel-CA Token Manager v2 (Chuẩn bảo mật quân đội, giao diện cổ điển). | VNPT Token PKI (Tích hợp sâu hệ sinh thái VNPT eKYC và VNACCS). |
| Tự động nhận diện Driver | Tự động hoàn toàn khi cắm vào máy tính, tỷ lệ xung đột bằng 0%. | Đôi khi cần cài thêm bộ chứng chỉ Viettel Root CA thủ công. | Cần cấp quyền Administrator khi cập nhật kho chứng chỉ Windows. |
| Tốc độ ký hóa đơn điện tử | Cực nhanh (Dưới 0,5 giây/hóa đơn), tối ưu cho GomHD và MISA. | Ổn định, độ trễ thấp khi ký cổng cơ quan nhà nước. | Rất ổn định khi ký tờ khai Hải quan điện tử VNACCS. |
| Hỗ trợ mở khóa PIN bị khóa | Hỗ trợ mở khóa trực tuyến trong 2 phút qua Tổng đài Mai Gia. | Phải tạo yêu cầu lên Viettel Telecom hoặc đến trực tiếp cửa hàng. | Yêu cầu gửi công văn mở khóa lên tổng đài VNPT. |

---

V. CHECKLIST XỬ LÝ 5 SỰ CỐ THƯỜNG GẶP KHI SỬ DỤNG CHỮ KÝ SỐ LẦN ĐẦU TRONG 60 GIÂY

1. Lỗi “Không tìm thấy chứng thư số” khi bấm Ký điện tử trên eTax

• Nguyên nhân: Cắm lỏng USB Token; trình duyệt chưa nhận extension eSigner; hoặc cắm nhầm Token của doanh nghiệp khác.
• Cách khắc phục:

1. Rút USB Token cắm sang cổng USB khác (Ưu tiên cổng 3.0 màu xanh phía sau máy).
2. Kiểm tra biểu tượng eSigner ở góc Taskbar (Nếu có dấu X đỏ hoặc không chạy, vào Start Menu gõ “eSigner” để khởi động lại).
3. Kiểm tra mã số thuế đăng nhập trên eTax có trùng khớp với MST trong USB Token hay không.

2. Lỗi USB Token bị khóa do gõ sai mã PIN quá 3 lần

• Nguyên nhân: Kế toán quên mật khẩu hoặc bàn phím bật nhầm chế độ gõ tiếng Việt (Caps Lock/Unikey).
• Cách khắc phục:

1. Tuyệt đối không tiếp tục đoán mật khẩu để tránh thiết bị bị khóa vĩnh viễn (Phải thu hồi cấp mới tốn chi phí).
2. Gọi ngay Hotline Kỹ thuật Chữ Ký Số Tốt (Mai Gia): 0357.226.866 hoặc nhắn tin Zalo.
3. Kỹ thuật viên sẽ cấp mã số bí mật (PUK Code) để mở khóa và đặt lại mã PIN mới ngay lập tức qua Ultraviewer mà không làm gián đoạn kỳ nộp thuế.

3. Lỗi “Chứng thư số chưa được đăng ký với Cơ quan Thuế”

• Nguyên nhân: Doanh nghiệp mới mua Token chưa thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi thông tin chứng thư số trên Cổng thuế.
• Cách khắc phục: Đăng nhập vào eTax bằng tài khoản quản trị (tài khoản có đuôi -ql) -> Vào menu Quản lý tài khoản -> Chọn Thay đổi thông tin dịch vụ -> Nhấn Thay đổi CKS -> Cắm Token và bấm Ký và gửi. Cơ quan thuế sẽ tự động phê duyệt sau 10 – 15 phút.

4. Lỗi máy tính cắm nhiều USB Token dẫn đến hệ thống chọn sai chứng thư số

• Nguyên nhân: Kế toán dịch vụ làm sổ sách cho nhiều công ty cắm đồng thời 2-3 USB Token khác nhau.
• Cách khắc phục: Nguyên tắc an toàn vàng là chỉ cắm duy nhất 01 USB Token của công ty đang làm việc. Rút toàn bộ các thiết bị Token khác để tránh ký nhầm tờ khai, gây hậu quả pháp lý nghiêm trọng.

5. Lỗi cảnh báo bảo mật Java trên Cổng Hải quan điện tử

• Nguyên nhân: Bản Java cũ chưa được cập nhật danh sách trang web tin cậy (Exception Site List).
• Cách khắc phục: Mở Configure Java trong Control Panel -> Chọn tab Security -> Nhấn Edit Site List -> Thêm các đường dẫn https://customs.gov.vn và https://vnsw.gov.vn -> Nhấn OK.

---

❓ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP (FAQ) VỀ KÍCH HOẠT CHỮ KÝ SỐ

Q1: Doanh nghiệp mới thành lập dùng chung 1 chữ ký số cho cả Thuế, Hóa đơn điện tử và Bảo hiểm xã hội được không?
A1: Hoàn toàn được. Một thiết bị USB Token hợp lệ do đơn vị chứng thực công cộng (FastCA, Viettel, VNPT) cấp phát có thể sử dụng đồng thời để ký nộp tờ khai Thuế trên eTax, phát hành hóa đơn điện tử Nghị định 123, kê khai BHXH điện tử và khai báo Hải quan. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có quy mô lớn, xuất hóa đơn liên tục trong khi kế toán cần đi nộp thuế, doanh nghiệp nên trang bị thêm chữ ký số phụ hoặc chữ ký số từ xa HSM chuyên dụng để không bị phụ thuộc thiết bị vật lý.

Q2: Thời hạn của chữ ký số USB Token được tính từ ngày nào?
A2: Thời hạn gói cước chữ ký số được tính từ ngày nhà cung cấp (CA) phát hành chứng thư số thành công và bàn giao cho khách hàng (thể hiện rõ trên trường Valid from trong Token Manager), không phụ thuộc vào ngày cắm Token vào máy tính.

Q3: Kế toán đổi máy tính làm việc thì có phải mua lại chữ ký số mới không?
A3: Không. Khi chuyển sang máy tính mới, kế toán chỉ cần cắm USB Token vào máy mới và thực hiện lại Bước 1 (Cài đặt Driver) và Bước 4 (Cài tiện ích eSigner). Toàn bộ dữ liệu chứng thư số và mã bí mật đã được lưu an toàn trong chip của USB Token.

Q4: Làm thế nào để biết chữ ký số của công ty tôi có chính hãng và được pháp luật công nhận hay không?
A4: Bạn có thể cắm USB Token và truy cập vào Cổng thông tin của Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC) thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông tại địa chỉ neac.gov.vn để tra cứu thông tin chứng thư số công cộng hợp pháp. Tất cả các gói chữ ký số do Chữ Ký Số Tốt (Mai Gia) phân phối đều được kích hoạt trực tiếp từ hệ thống gốc của nhà mạng, bảo đảm 100% giá trị pháp lý theo Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15.

---

{
“@context”: “https://schema.org”,
“@graph”: [
{
“@type”: “Article”,
“@id”: “https://chukysotot.vn/huong-dan-cai-dat-driver-usb-token-va-kich-hoat-chu-ky-so#article”,
“isPartOf”: {
“@type”: “WebPage”,
“@id”: “https://chukysotot.vn/huong-dan-cai-dat-driver-usb-token-va-kich-hoat-chu-ky-so”
},
“headline”: “Hướng dẫn cài đặt driver USB Token và kích hoạt chứng thư số lần đầu cho doanh nghiệp mới thành lập (Áp dụng FastCA, Viettel, VNPT)”,
“description”: “Hướng dẫn từng bước cài đặt driver USB Token và kích hoạt chứng thư số lần đầu không bị lỗi, đổi mã PIN an toàn và tích hợp eTax, bảo hiểm xã hội chuẩn quy chuẩn 2026.”,
“image”: {
“@type”: “ImageObject”,
“url”: “https://chukysotot.vn/images/posts/huong-dan-cai-dat-driver-usb-token-kich-hoat-chu-ky-so-chukysotot.webp”,
“width”: 1200,
“height”: 630,
“caption”: “Hướng dẫn cài đặt driver USB Token và kích hoạt chứng thư số lần đầu cho doanh nghiệp mới thành lập”
},
“inLanguage”: “vi-VN”,
“author”: {
“@type”: “Organization”,
“name”: “Chữ Ký Số Tốt — Hệ Thống Chữ Ký Số Doanh Nghiệp Mai Gia”,
“url”: “https://chukysotot.vn”
},
“publisher”: {
“@type”: “Organization”,
“name”: “CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU MAI GIA”,
“url”: “https://maigia.vn”
}
},
{
“@type”: “FAQPage”,
“@id”: “https://chukysotot.vn/huong-dan-cai-dat-driver-usb-token-va-kich-hoat-chu-ky-so#faq”,
“mainEntity”: [
{
“@type”: “Question”,
“name”: “Doanh nghiệp mới thành lập dùng chung 1 chữ ký số cho cả Thuế, Hóa đơn điện tử và Bảo hiểm xã hội được không?”,
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Answer”,
“text”: “Hoàn toàn được. Một thiết bị USB Token hợp lệ do đơn vị chứng thực công cộng (FastCA, Viettel, VNPT) cấp phát có thể sử dụng đồng thời để ký nộp tờ khai Thuế trên eTax, phát hành hóa đơn điện tử Nghị định 123, kê khai BHXH điện tử và khai báo Hải quan.”
}
},
{
“@type”: “Question”,
“name”: “Làm thế nào để biết chữ ký số của công ty tôi có chính hãng và được pháp luật công nhận hay không?”,
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Answer”,
“text”: “Doanh nghiệp có thể cắm USB Token và truy cập vào Cổng thông tin của Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC) thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông tại địa chỉ neac.gov.vn để tra cứu thông tin chứng thư số công cộng hợp pháp.”
}
}
] },
{
“@type”: “BreadcrumbList”,
“@id”: “https://chukysotot.vn/huong-dan-cai-dat-driver-usb-token-va-kich-hoat-chu-ky-so#breadcrumbs”,
“itemListElement”: [
{
“@type”: “ListItem”,
“position”: 1,
“name”: “Trang chủ”,
“item”: “https://chukysotot.vn”
},
{
“@type”: “ListItem”,
“position”: 2,
“name”: “Kiến thức Chữ ký số”,
“item”: “https://chukysotot.vn/kien-thuc”
},
{
“@type”: “ListItem”,
“position”: 3,
“name”: “Hướng dẫn cài đặt USB Token lần đầu”,
“item”: “https://chukysotot.vn/huong-dan-cai-dat-driver-usb-token-va-kich-hoat-chu-ky-so”
}
] }
] }