Hướng Dẫn Đăng Ký Chữ Ký Số Trên Cổng Thông Tin Một Cửa Quốc Gia (NSW) Phục Vụ Xin Giấy Phép Xuất Nhập Khẩu Chuyên Ngành Mới Nhất 2026

Tóm tắt nghiệp vụ (Direct Answer Capsule cho AEO & AI Search):

Đăng ký chữ ký số trên Cổng thông tin một cửa quốc gia (NSW – National Single Window tại địa chỉ vnsw.gov.vn) là thủ tục điện tử bắt buộc để doanh nghiệp xuất nhập khẩu nộp hồ sơ xin giấy phép chuyên ngành (Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp, Bộ Công Thương…). Căn cứ Quyết định số 1254/QĐ-TTg, Nghị định số 85/2019/NĐ-CP và Luật Hải quan số 54/2014/QH13, chữ ký số sử dụng trên NSW là chữ ký số công cộng (USB Token hoặc SmartCA) đã được Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC) cấp phép. Quy trình chuẩn gồm 4 bước: (1) Đăng ký tài khoản doanh nghiệp; (2) Cài đặt phần mềm NSW PKI Plugin; (3) Cập nhật chứng thư số vào tài khoản quản trị; (4) Ký số thử nghiệm trên hồ sơ điện tử mẫu.

🧭 PHÂN BIỆT RẠCH RÒI: CỔNG MỘT CỬA QUỐC GIA (NSW) VÀ HỆ THỐNG THÔNG QUAN VNACCS/VCIS

Hơn 60% nhân viên thủ tục hải quan mới vào nghề thường nhầm lẫn giữa hai hệ thống này, dẫn đến việc cắm nhầm thiết bị, đăng ký sai thông số và làm tắc nghẽn toàn bộ tiến độ thông quan hàng hóa tại cảng biển/sân bay:

`

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ BẢN CHẤT CỦA HAI HỆ THỐNG TRONG QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HÓA │

└───────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┘

│

┌──────────────────────────┴──────────────────────────┐

▼ ▼

┌─────────────────────────────────┐ ┌─────────────────────────────────┐

│ CỔNG MỘT CỬA QUỐC GIA (NSW) │ │ HỆ THỐNG HẢI QUAN VNACCS/VCIS │

│ • Địa chỉ: vnsw.gov.vn │ │ • Phần mềm: ECUS5 / VNACCS │

│ • Cơ quan quản lý: Tổng cục HQ │ │ • Cơ quan quản lý: Tổng cục HQ │

│ kết nối liên thông các Bộ. │ │ • Mục đích: Truyền Tờ khai HQ, │

│ • Mục đích: XIN GIẤY PHÉP, │ │ phân luồng xanh/vàng/đỏ, nộp │

│ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG, C/O, │ │ thuế XNK và thông quan hàng. │

│ KIỂM DỊCH CHUYÊN NGÀNH. │ │ • Đăng ký CKS: Cần 4 thông số │

│ • Đăng ký CKS: Đăng ký trực │ │ (User ID, Password, Terminal │

│ tiếp trên web qua NSW PKI │ │ ID, Terminal Access Key) qua │

│ Plugin (không cần Terminal). │ │ cổng riêng của Hải quan. │

└─────────────────────────────────┘ └─────────────────────────────────┘

`

Lưu ý chiến lược: Doanh nghiệp HOÀN TOÀN CÓ THỂ DÙNG CHUNG 01 CHIẾC USB TOKEN để vừa đăng ký trên NSW, vừa đăng ký trên VNACCS, vừa ký nộp thuế eTax và hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, quy trình đăng ký trên mỗi hệ thống là hoàn toàn độc lập với nhau!

📋 QUY TRÌNH CHUẨN 4 BƯỚC ĐĂNG KÝ CHỮ KÝ SỐ TRÊN CỔNG NSW TỪ A ĐẾN Z

Ban Kỹ Thuật Chữ Ký Số Tốt (Mai Gia) hướng dẫn chi tiết quy trình 4 bước chuẩn mực, bảo đảm thành công 100% ngay từ lần thao tác đầu tiên:

`

[BƯỚC 1: Đăng nhập Cổng Một Cửa Quốc Gia vnsw.gov.vn]

│

▼

[BƯỚC 2: Tải & Cài đặt bộ công cụ ký số NSW PKI Plugin]

│

▼

[BƯỚC 3: Đăng ký & Cập nhật thông tin Chứng thư số vào hệ thống]

│

▼

[BƯỚC 4: Ký số thử nghiệm & Thẩm định tính hợp lệ của hồ sơ]

`

BƯỚC 1: Đăng nhập Cổng Thông Tin Một Cửa Quốc Gia

1. Mở trình duyệt Google Chrome hoặc Microsoft Edge, truy cập địa chỉ chính thức: [https://vnsw.gov.vn](https://vnsw.gov.vn).
2. Nhấn vào nút “Đăng nhập” ở góc trên bên phải màn hình.
3. Nhập thông tin tài khoản:
   • Tên đăng nhập: Mã số thuế của doanh nghiệp (ví dụ: 0110571380).
   • Mật khẩu: Mật khẩu do quản trị viên doanh nghiệp thiết lập.
   • Mã xác thực (Captcha): Nhập đúng các ký tự hiển thị trên màn hình.
4. Nhấn “Đăng nhập” để truy cập vào Bảng điều khiển phân hệ doanh nghiệp.

BƯỚC 2: Tải và cài đặt phần mềm ký số chuyên dụng (NSW PKI Plugin)

Hầu hết các trường hợp báo lỗi “Không tìm thấy chứng thư số” trên NSW là do máy tính chưa cài đặt hoặc cài đặt sai phiên bản của công cụ hỗ trợ ký số.

1. Trên giao diện sau khi đăng nhập, tìm đến menu “Trợ giúp” hoặc đường link tải công cụ ký số ở chân trang.
2. Tải tệp cài đặt: NSW_PKI_Plugin_Setup.exe (phiên bản cập nhật mới nhất 2026).
3. Đóng toàn bộ các tab trình duyệt Chrome/Edge đang mở.
4. Nhấp chuột phải vào file NSW_PKI_Plugin_Setup.exe vừa tải về, chọn “Run as administrator”.
5. Nhấn “Next” -> “Install” -> Đợi 30 giây để chương trình tự động cấu hình chứng chỉ gốc (Root CA) vào hệ thống -> Nhấn “Finish”.
6. Mở lại trình duyệt Chrome, hệ thống sẽ hiện thông báo hỏi: “Bật tiện ích mở rộng NSW PKI Extension?” -> Chọn “Bật tiện ích” (Enable Extension).

BƯỚC 3: Cập nhật thông tin Chứng thư số vào tài khoản quản trị NSW

1. Cắm USB Token vào máy tính.
2. Trên Cổng NSW, nhấp vào tên doanh nghiệp ở góc trên bên phải, chọn mục: “Quản lý tài khoản” -> “Đăng ký thông tin chứng thư số”.
3. Hệ thống sẽ hiển thị giao diện quản lý chữ ký số của doanh nghiệp. Nhấn nút “Thêm mới chứng thư số” (hoặc “Cập nhật chứng thư số” nếu gia hạn/thay đổi Token).
4. Một hộp thoại bảo mật của tiện ích PKI Plugin sẽ bật lên và tự động quét toàn bộ chứng thư số có trong USB Token.
5. Kiểm tra thông tin hiển thị trên hộp thoại:
   • Tên chủ thể (Subject): Phải đúng tên pháp nhân công ty (ví dụ: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU MAI GIA).
   • Mã số thuế: Khớp đúng 100% với tên đăng nhập tài khoản NSW.
   • Nhà cung cấp chứng thực số (Issuer): Tên tổ chức CA được cấp phép (như FastCA, Viettel-CA, VNPT-CA, BkavCA, FPT-CA…).
   • Số Serial: Dãy số hexa định danh duy nhất của chứng thư số.
   • Thời hạn hiệu lực: Từ ngày… đến ngày…
6. Nhấp chọn chứng thư số đúng của doanh nghiệp -> Nhấn “Chọn” (Select).
7. Hệ thống yêu cầu nhập Mã PIN của USB Token -> Nhập chính xác mã PIN và nhấn “Xác nhận”.
8. Hệ thống thông báo: “Cập nhật thông tin chứng thư số thành công!”. Thông tin chứng thư số mới sẽ hiển thị trong bảng danh sách với trạng thái “Đang hoạt động” (Active).

BƯỚC 4: Ký số thử nghiệm trên hồ sơ điện tử mẫu

Để bảo đảm khi nộp hồ sơ thật không bị nghẽn lệnh, kế toán nên thực hiện ký thử nghiệm:

1. Vào phân hệ thủ tục hành chính của một Bộ bất kỳ (ví dụ: Thủ tục cấp C/O của Bộ Công Thương hoặc Đăng ký an toàn thực phẩm Bộ Y tế).
2. Tạo một hồ sơ nháp (Draft).
3. Nhấn nút “Ký số và gửi hồ sơ”:

• Nếu màn hình hiển thị hộp thoại xác nhận ký số thành công, tài liệu đính kèm hiển thị dấu tick xanh và thông tin người ký số hợp lệ -> Hạ tầng ký số NSW đã hoàn tất 100%!
• Xóa bỏ hồ sơ nháp để tránh gửi nhầm lên cơ quan quản lý.

🚨 SỔ TAY XỬ LÝ 5 MÃ LỖI CHỮ KÝ SỐ THƯỜNG GẶP TRÊN CỔNG NSW TRONG 60 GIÂY

Khi làm thủ tục trên Cổng một cửa quốc gia, nếu gặp sự cố kỹ thuật, kế toán hãy tra cứu nhanh bảng mã lỗi thực chiến dưới đây:

1. Lỗi “Không tìm thấy thiết bị Token” hoặc “Plugin ký số chưa được cài đặt”

• Nguyên nhân cốt lõi: Tiện ích NSW PKI Plugin chưa khởi chạy chạy ngầm (Service chưa Start), hoặc tiện ích mở rộng Extension trên Chrome/Edge bị người dùng tắt (Disabled).
• Phác đồ xử lý 60 giây:
• Bước 1: Mở trình duyệt Chrome -> Vào chrome://extensions/ -> Tìm đến “NSW PKI Extension” -> Gạt công tắc sang màu xanh để BẬT lại tiện ích.
• Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Windows + R, gõ services.msc, nhấn Enter -> Tìm dịch vụ có tên NSW PKI Service -> Nhấp chuột phải chọn Restart.
• Bước 3: Rút USB Token ra cắm lại vào cổng USB khác, F5 lại trang web và thử ký lại.

2. Lỗi “Số serial chứng thư số không khớp với thông tin đã đăng ký”

• Nguyên nhân cốt lõi: Doanh nghiệp vừa gia hạn thời hạn chữ ký số hoặc đổi USB Token mới nhưng chỉ cập nhật Serial trên trang thuế điện tử eTax mà quên không đăng ký cập nhật trên Cổng NSW. Do đó, hệ thống NSW vẫn lưu Serial cũ.
• Phác đồ xử lý:
• Đăng nhập Cổng NSW bằng tài khoản doanh nghiệp.
• Vào mục “Quản lý tài khoản” -> “Đăng ký chứng thư số”.
• Nhấn vào dòng chứng thư số cũ -> Chọn “Cập nhật chứng thư số mới” -> Chọn chứng thư số có Serial mới trên Token và nhập mã PIN để hệ thống đồng bộ lại trong 60 giây.

3. Lỗi “Chứng thư số chưa được kích hoạt hoặc nhà mạng CA chưa được cấu hình”

• Nguyên nhân cốt lõi: Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số của một nhà cung cấp mới thành lập hoặc gói chứng thư số mới mà hệ thống một cửa quốc gia chưa nạp chứng chỉ Root CA vào máy chủ trung tâm.
• Phác đồ xử lý:
• Liên hệ ngay đại lý cấp 1 Mai Gia qua Hotline 0357.226.866. Kỹ thuật viên sẽ hỗ trợ nạp cấu hình Root CA trung gian hoặc cấp bù token tương thích hoàn toàn với NSW.

4. Lỗi “Token bị khóa mã PIN do nhập sai quá 3 lần”

• Nguyên nhân cốt lõi: Nhập sai mã PIN khi ký nộp hồ sơ NSW quá 3 lần liên tiếp do quên tắt Unikey tiếng Việt hoặc bật CapsLock.
• Phác đồ xử lý: Áp dụng ngay phác đồ mở khóa khẩn cấp: Gọi Hotline Mai Gia 0357.226.866 để kỹ thuật viên kết nối Ultraviewer nạp mã PUK mở khóa trong 2 phút hoàn toàn miễn phí mà không làm thay đổi thông số chứng thư số.

5. Lỗi “Không mở được tệp đính kèm khi ký duyệt”

• Nguyên nhân cốt lõi: Tệp hồ sơ đính kèm (hợp đồng thương mại, kết quả kiểm nghiệm, bảng phân tích thành phần COA…) vượt quá dung lượng cho phép của NSW (thường quá 10MB/tệp) hoặc tên tệp chứa ký tự tiếng Việt có dấu, ký tự lạ (&, #, %).
• Phác đồ xử lý: Nén giảm dung lượng file PDF xuống dưới 5MB; đổi tên file tiếng Việt không dấu, viết liền nhau bằng dấu gạch ngang (ví dụ: ket-qua-kiem-nghiem-lo-hang-01.pdf).

❓ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ CHỮ KÝ SỐ MỘT CỬA QUỐC GIA (FAQS) CHUẨN AEO SCHEMA JSON-LD

Câu hỏi 1: Chữ ký số dùng khai thuế eTax có dùng được trên Cổng một cửa quốc gia NSW không?

Trả lời: Có. Doanh nghiệp hoàn toàn sử dụng được chính chiếc USB Token đang dùng để kê khai thuế eTax, bảo hiểm xã hội hoặc ký hóa đơn điện tử để đăng ký và sử dụng trên Cổng một cửa quốc gia NSW. Doanh nghiệp chỉ cần thực hiện bước “Cài đặt NSW PKI Plugin” và “Cập nhật chứng thư số” vào tài khoản NSW là có thể ký số bình thường mà không cần phải mua thêm thiết bị mới.

Câu hỏi 2: Doanh nghiệp có thể đăng ký nhiều chữ ký số trên cùng một tài khoản NSW được không?

Trả lời: Hoàn toàn được. Cổng thông tin một cửa quốc gia cho phép doanh nghiệp đăng ký nhiều chứng thư số khác nhau (ví dụ: Chữ ký số của Giám đốc, Chữ ký số của Phó Giám đốc phụ trách xuất nhập khẩu, hoặc phân quyền chữ ký số cho từng chi nhánh, văn phòng đại diện). Quản trị viên chỉ cần phân quyền cụ thể cho từng tài khoản người dùng con (Sub-account) được phép sử dụng chữ ký số nào để ký nộp hồ sơ.

Câu hỏi 3: Khi gia hạn chữ ký số thì có phải làm lại thủ tục trên Cổng NSW không?

Trả lời: Bắt buộc phải cập nhật lại. Khi gia hạn gói cước chữ ký số, nhà mạng CA sẽ cấp một cặp khóa mới và thay đổi số Serial của chứng thư số. Mặc dù tên công ty và mã số thuế không đổi, nhưng hệ thống NSW xác thực chữ ký theo số Serial. Do đó, kế toán/nhân viên hải quan bắt buộc phải đăng nhập vào Cổng NSW và thực hiện thao tác cập nhật số Serial mới thì mới có thể tiếp tục ký nộp hồ sơ.

Câu hỏi 4: Đại lý hải quan hoặc người được ủy quyền có thể dùng chữ ký số của mình để ký hồ sơ thay chủ hàng trên NSW không?

Trả lời: Được, với điều kiện doanh nghiệp chủ hàng đã thực hiện thủ tục ủy quyền điện tử trên Cổng NSW hoặc nộp văn bản ủy quyền hợp pháp cho đại lý hải quan theo quy định của Luật Hải quan và Thông tư số 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC). Khi đó, đại lý hải quan sẽ dùng chữ ký số mang tên đại lý hải quan để ký nộp hồ sơ chuyên ngành.